Dar uma devolutiva de performance é, ao mesmo tempo, uma das conversas mais sensíveis e mais estratégicas que alguém em posição de liderança pode ter. Quem lidera sabe: é preciso apontar o que não está funcionando sem derrubar a motivação, corrigir sem soar hostil e ainda sair da conversa com a pessoa engajada, querendo melhorar. Mas a verdade é que pouca gente se sente realmente preparada para esse tipo de conversa, porque, na prática, dar devolutiva de performance não é tarefa simples. Por isso, nós decidimos compartilhar o que aprendemos durante a nossa missão de desenvolver uma mentora digital para todo líder. 

Algumas das maiores dificuldades que os líderes encontram nessa hora são:

1. Medo de Desmotivar ou Criar Conflitos

Muitos líderes hesitam em tocar em pontos sensíveis por receio de gerar desconforto ou criar atritos. O medo de criar um clima negativo ou de desgastar a relação faz com que muitos líderes empurrem os assuntos que mais precisam de atenção, pontos importantes acabam sendo suavizados demais e o que poderia ser uma oportunidade de crescimento e evolução, acaba se perdendo.

2. Falta de Preparo

Feedback eficaz exige reflexão prévia, mas seja por falta de tempo ou por falta de organização, muitos líderes acabam fazendo no "improviso", o que pode ser um desastre. Sem preparo prévio, a devolutiva perde impacto, ou pior, pode criar ruídos. Improvisar feedback sem dados, estrutura ou clareza leva a mensagens vagas e pouco construtivas, e o que era para ser uma conversa construtiva, pode acabar gerando conflitos e mal-entendidos.

3. Subjetividade na Avaliação

Quando a devolutiva não está ancorada em dados reais, como KPIs, comportamentos observáveis ou evidências concretas, ele corre um grande risco de parecer pessoal e subjetivo. Além de minar a confiança, a mensagem perde clareza e a pessoa simplesmente não sabe no que melhorar. Dizer “você precisa ser mais engajado” é muito diferente de dizer “nas últimas três entregas, você não participou das revisões de sprint nem trouxe propostas nas reuniões de alinhamento”. 

4. Reações Defensivas do Colaborador

Nem todo mundo está pronto para escutar. Algumas pessoas reagem com defensividade, negação ou justificativas excessivas e pode ser desafiador saber conduzir a situação de maneira profissional e eficaz. Cabe à liderança saber conduzir essas reações com firmeza e sensibilidade.

5. Falta de Equilíbrio entre Reconhecimento e Melhoria

Tem líder que é muito "suave", evitando abordar problemas. Tem líder que é muito rígido, e só aponta os erros. Os dois extremos são ruins: um impede as pessoas de se desenvolverem e o outro derruba a motivação. O líder eficaz deve saber equilibrar os dois lados: reconhecimento e direcionamento.

6. Ausência de um Plano de Ação Concreto

Devolutivas sem direcionamento claro podem parecer vazias. É preciso traduzir a conversa em ações, com metas, marcos e acompanhamento para saber o que deu certo e o que precisa ser melhorado.

Esses desafios não só tornam o processo desgastante para quem lidera, como também comprometem o desenvolvimento real da pessoa que recebe a devolutiva. A performance continua abaixo do esperado, o clima pesa e o ciclo se repete. 

Como fazer uma boa devolutiva de performance?

“Se bem feitas, as devolutivas de performance aumentam a performance, alinham as expectativas e aceleram a carreira do seu colaborador. Se mal feitas, elas aceleram a saída dele” - Lenny Rachitshky, ex-líder de produto do Airbnb.

Uma boa devolutiva de performance cria uma conversa que provoca, inspira e movimenta. O processo é dividido em três partes: 

1. Preparar

Essa é a parte mais trabalhosa da devolutiva, na qual você deve gastar mais tempo. Depois de receber o relatório do ciclo de performance — que normalmente já reúne dados sobre resultado geral, feedbacks, adesão à cultura — o próximo passo é interpretar essas informações para transformá-las em um plano para uma conversa poderosa. Com esses dados em mãos organize um documento com as seguintes categorias: 

Conquistas: Reunindo os dados do relatório, feedbacks, autoavaliação e a sua própria percepção, selecione as conquistas mais relevantes da pessoa ao longo do período. E escolha realizações que sejam significativas e específicas, como por exemplo “atingiu as metas da equipe” e não apenas “fez uma ótima reunião”. Nesta seção também é interessante incluir uma amostra dos melhores feedbacks positivos.

Superpoder: A maior parte das avaliações de desempenho dá muita atenção às áreas de desenvolvimento, e não dão tanto enfoque no que a pessoa faz de melhor. Portanto, procure destacar algo que a pessoa faz excepcionalmente bem. Pode ser algo como um talento especial para contar histórias, executar tarefas ou engajar a equipe. Há muitas pesquisas que mostram que focar nos pontos fortes é muito mais eficaz do que ficar obcecado com os pontos fracos.

Feedback de alto nível: Resuma os principais pontos do desempenho no relatório em uma narrativa curta, comece descrevendo o progresso alcançado, como a pessoa se saiu neste ciclo e termine com uma visão geral de alto nível sobre o que precisam focar a seguir.

Áreas de desenvolvimento: Essa é a parte mais sensível e fundamental da devolutiva. Identifique uma ou, no máximo, duas áreas que realmente estejam travando o avanço dessa pessoa. Reflita: O que mais impede a pessoa de avançar para o próximo nível? Tem algum tema recorrente nos feedbacks ou na autoavaliação? Importante: mesmo para os profissionais de alto desempenho, quase sempre há algo em que essa pessoa pode se concentrar para chegar ao próximo nível. Deixe bem claro qual é a oportunidade de desenvolvimento, porque ela é importante e como melhorar. Para cada área de desenvolvimento, inclua:

• Um resumo descrevendo a oportunidade de desenvolvimento. Por exemplo: “Nas últimas reuniões estratégicas, suas falas geraram ruído. O time saiu com interpretações diferentes sobre o que era prioridade.”

• Exemplos concretos. Inclua citações de feedbacks de colegas que aparecem no relatório e exemplos que você se lembre de problemas ou reclamações. Criar o hábito de anotar esses casos ao longo do ano pode ajudar.

• Traga sugestões para melhorar. O que você sugere que ele faça concretamente para melhorar significativamente essa habilidade? Seja direto e construtivo.  

Deixe um espaço para construírem juntos os combinados de desenvolvimento durante a conversa. Esse momento de coautoria é importante porque garante que as ações de desenvolvimento façam sentido para a realidade da pessoa. Ao construir juntos, as chances de engajamento e evolução aumentam. É possível que não dê tempo para aprofundar em todas as possíveis sugestões e desenvolver um plano completo. Muitas empresas fazem a sugestão ou tem como parte do processo, marcar uma próxima conversa para desenvolver um Plano de Desenvolvimento Individual (PDI). 

Essa prática transforma a devolutiva em um acordo de desenvolvimento mútuo, com metas específicas, critérios de progresso e responsabilidade compartilhada.

Próximo Nível: Por fim, conclua seu relatório com uma ideia de quão longe eles estão do próximo "nível". Nem toda empresa tem um sistema de “níveis”, mas toda liderança precisa de direção. Mostre qual é o próximo marco dessa jornada: mais autonomia? Preparação para uma função com escopo ampliado? Amadurecer o caso de quando a performance está abaixo do esperado? Consolidar entregas com mais consistência ao longo do tempo? Reduzir a oscilação de performance? Algo concreto, que dê um direcionamento claro para a pessoa. Três arquétipos costumam aparecer nesse tipo de análise:

• Tão perto: A pessoa está no limite da promoção e provavelmente ela estará pronta para o próximo nível em até 6 meses.

• Indo bem: A pessoa está no caminho certo, mas ainda precisa consolidar algumas competências O período para a transição é cerca de 6 a 12 meses.

• Recém-promovido: A pessoa ainda está se adaptando ao novo escopo e o foco dela é dominar a nova função. O próximo nível pode levar de 12 a 18 meses.

É assim que o relatório do ciclo se transforma em uma ata: um documento objetivo que resume os principais pontos da devolutiva. Essa estrutura funciona como um roteiro para a conversa, garantindo clareza, foco e facilitando o acompanhamento nos meses seguintes. Depois de organizar todas essas informações, temos outro ponto importante que é refinar o modo de apresentar os feedbacks na devolutiva. E para isso, algumas metodologias podem ser grandes aliadas. Elas te ajudam a dar forma ao conteúdo da devolutiva, manter a objetividade e, principalmente, transformar uma conversa tensa em uma oportunidade real de desenvolvimento.

Veja algumas das mais usadas:

Método SBI (Situação-Comportamento-Impacto)

O SBI é um dos métodos mais usados para feedbacks de performance por ser concreto e objetivo. Ele separa o feedback em três categorias:

• Situação: contextualiza o momento.

• Comportamento: descreve ações específicas (sem julgamentos).

• Impacto: explica como isso afetou a equipe e os resultados.

Por exemplo: "Durante a apresentação do projeto X na reunião de terça-feira (Situação) Você demonstrou domínio dos dados e respondeu bem às perguntas (Comportamento) Isso aumentou a confiança do cliente e fechamos o acordo. (Impacto)”

Uma devolutiva geralmente não é feita de um único feedback, e o SBI entra como estrutura para cada ponto que você quer trazer, ajudando a manter clareza, foco e objetividade ao longo da conversa. Mas vale o alerta: se ele for usado de forma engessada, o método pode soar artificial e ele não aborda soluções diretamente.

Feedforward (Foco no Futuro)

Aqui o foco é no que vem pela frente. Em vez de olhar pro erro, a conversa gira em torno de soluções e possibilidades. Ele sugere melhorias e oportunidades de crescimento, tornando-o menos ameaçador e mais motivador que métodos tradicionais. Considere as áreas de desenvolvimento que você definiu para serem trabalhadas e pense em ações que podem ajudar a desenvolver o colaborador. Por exemplo:

"No próximo projeto, que tal testar uma checklist diária pra garantir que nada passe batido?"

Esse método funciona bem quando você quer inspirar, provocar evolução e abrir espaço para novas ideias e estimula a mentalidade de crescimento. Mas ele pode não ser o ideal para abordar problemas graves ou crônicos. 

CORA (Contexto – Observação – Resultado – Ação)

É uma abordagem estruturada para feedbacks com um foco maior em soluções práticas. Esse método é ótimo para conversas de desenvolvimento e feedbacks construtivos e com ação concreta no final.

Por exemplo:

• Contexto: “Na reunião com o cliente X, segunda-feira…”
  
  

• Observação: “Você interrompeu três vezes para corrigir dados…”
  
  

• Resultado: “O cliente ficou visivelmente desconfortável…”
  
  

• Ação: “Nas próximas, tente anotar e falar no fim. Posso te ajudar a treinar isso.”

Esse método é bom pois traz dados concretos para apoiar o feedback, mas foca na ação, incentivando a mudança. A desvantagem desse método é que ele exige mais preparo e se o gestor não tiver dados claros, ele perde força.

Estas são apenas algumas metodologias, com diferentes vantagens e desvantagens, cada uma adequada para uma situação. Independentemente do método, o que transforma o feedback em uma conversa poderosa é a intenção de fazer crescer, com escuta ativa e um plano de ação.

2. Dar a devolutiva

Essa é a hora da verdade. Independente do  resultado da devolutiva, a forma de apresentar a conversa é tudo. Reserve uns minutos antes para se concentrar e repassar o planejamento da conversa. Se a conversa for presencial, procure um lugar privado e calmo. Comece a conversa descontraindo o ambiente, deixe o diálogo aberto, deixando claro que é uma conversa e não há problemas em fazer perguntas. 

A primeira etapa da conversa é alinhar as expectativas (as suas e as dele) para garantir que vocês estão na mesma página. Revise os objetivos da função, os critérios de avaliação e, se houver, os acordos estabelecidos anteriormente. Verifique como a pessoa vê sua própria performance e o que espera da conversa. Esse alinhamento reduz ruídos e cria uma base comum para a conversa seguir de forma construtiva.

Depois de ter as expectativas alinhadas passe por cada ponto da ata que você preparou, com as conquistas, o superpoder, seu feedback, as áreas de desenvolvimento e o resultado. Durante a devolutiva, reações emocionais são normais, especialmente quando o resultado não é positivo. E aqui é essencial estar preparado para lidar com elas de forma construtiva:

• Ficar irritado ou na defensiva: Escute o que a pessoa tem a dizer e se mantenha aberto aos questionamentos. Não fique preso a um único assunto e pensem em soluções juntos. 

• Ficar em silêncio: Dê tempo para a pessoa processar o que foi conversado. Faça perguntas como “Isso faz sentido para você? Tem alguma dúvida? Tem algo que você quer acrescentar?”

• Ficar desanimado ou sobrecarregado: Isso pode acontecer quando você tem muita informação para compartilhar ou a avaliação é negativa. Reduza o ritmo. Tente descobrir o que está acontecendo e como você pode ajudar. 

Essas reações, muitas vezes, acontecem quando o tema pega o liderado desprevenido,  quando os temas da devolutiva não foram abordados ao longo do ciclo. É por isso que manter conversas frequentes sobre desempenho ao longo do tempo é tão importante.

Deixe um tempo da reunião para discutir o que foi conversado e planejar juntos um plano de ação para o futuro. A devolutiva não deve ser um monólogo. É essencial que líder e liderado tenham tempo para discutir, refletir e alinhar expectativas sobre o que será feito a partir daquele ponto. 

Por fim, tente terminar a conversa com algo positivo. Diga ao colaborador como ele é importante para a empresa e reforce que se surgir alguma questão no futuro, você está disponível para ajudar. 

3. Acompanhar

Como saber se uma mudança funcionou se você não acompanhar os dados e resultados? Você pode sair da devolutiva com vários pontos a serem melhorados, mas se não houver um acompanhamento eles são esquecidos em algumas semanas. Desenvolver é um processo contínuo e para sempre. O acompanhamento transforma o que foi dito em o que está sendo feito. É ele que sustenta o desenvolvimento no tempo, mostra progresso e, principalmente, cria um ambiente de confiança onde o crescimento é visível e compartilhado. 

Além dos 1:1s regulares, agende um bate-papo mensal focado exclusivamente nos temas discutidos na devolutiva.  Use esses encontros para revisar os combinados, fazer ajustes conforme as coisas progridem e compartilhar exemplos do que está indo bem e do que não está ao longo do período. Essa frequência ajuda a tirar o peso da devolutiva formal. Quando o acompanhamento vira parte do dia a dia, o momento da devolutiva se torna um espaço de consolidação e planejamento, não um momento de surpresa, frustração ou tensão. É nesse espaço contínuo que o desenvolvimento realmente ganha tração.

Como a IA Pode Turbinar Seu Feedback de Performance

Como você pode ver, o processo de sentar e preparar uma devolutiva ainda é algo que demanda muito esforço, atenção e tempo. E é nesses casos que a Inteligência Artificial pode facilitar muito, tornando o processo mais rápido, sem perder a qualidade e o impacto dessas conversas. 

O que a IA faz por você:

• Transforma dados em direção clara: A IA interpreta as informações do ciclo de performance (como metas, prazos, entregas, interações, feedbacks) e monta uma ata estruturada. Isso significa que você recebe os principais pontos já organizados em um documento, que pode ser usado como base para conduzir a reunião de devolutiva com clareza.
  
  

• Te ajuda a construir e refinar seu discurso: A IA te ajuda a redigir a sua devolutiva, se adaptando ao perfil comportamental tanto do líder quanto do liderado. Ela também ajuda a evitar distorções de linguagem, julgamentos subjetivos ou generalizações.
  
  

• Te ajuda a se preparar para conversas difíceis: Antes da conversa real, é possível fazer uma simulação com a IA, que assume o papel do liderado e responde a partir do contexto informado. Após a simulação, ela analisa sua performance e oferece sugestões sobre como melhorar sua comunicação, seja no tom, na clareza ou na forma de estruturar a mensagem.
  
  

• Mapeia pontos de melhoria e potenciais pontos de atenção: Com base nos dados disponíveis, a IA pode ajudar a identificar pontos de atenção e oportunidades de desenvolvimento, incluindo padrões que muitas vezes não são fáceis de perceber. 

A MentoraAI foi criada para ser uma mentora para todo líder, personalizada para a empresa. Nesses momentos em que a liderança precisa se sentir mais confiante, preparada e segura, ela entra em cena com acompanhamento preciso, contínuo e hiperpersonalizado para cada etapa do processo.

Chamando a Liderança do Futuro para a conversa

A liderança do futuro se constrói aqui, em cada conversa difícil, em cada devolutiva que vira desenvolvimento, em cada relação que se fortalece.

Quer transformar suas devolutivas em conversas que inspiram, provocam e geram resultado?

Fale com a gente e descubra como a MentoraAI pode trabalhar junto com você.